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Oficina Híbrida bajo el sistema de hotelling




En la era del COVID-19 las organizaciones deben adaptarse de manera rápida a la nueva realidad con altos parámetros de seguridad sanitaria y reducción de gastos fijos para dar continuidad a su negocio tanto como atraer y fidelizar a los mejores talentos. En esta situación el teletrabajo cobra un rol predominante.

En este sentido, el sistema de hotelling es un estilo de gestión que se encuadra dentro de la Oficina Híbrida. Es una oficina basada en reservas que se realizan antes de llegar al lugar de trabajo, permite articular el home-office con el trabajo en la oficina, asegurando una importante baja de los gastos fijos. Los empleados programan el uso del espacio de trabajo, lo que incluye escritorios, cubículos, equipos, salas de reunión y de conferencias, según sea necesario, y en la realidad actual, cuidando todos los parámetros que indica el distanciamiento social.

Impuesto por el COVID-19 el trabajar desde casa, generó un avance de 10 años, produciendo un quiebre abrupto en el paradigma global del trabajo y el estilo de vida. El home- office hasta diciembre del 2019 fue considerado para el trabajador, por algunas organizaciones “de avanzada”, un beneficio diferencial de una o dos veces a la semana que se transformó en una necesidad de cada día, ligada a la salud de los equipos de trabajo en todo el mundo.

En psquared, entendemos este cambio y compartimos 5 razones clave para adoptar esta innovadora modalidad de oficina.



1. El sistema de hotelling mejora y respalda la experiencia de teletrabajo. Está claro que el COVID-19 democratizó e instaló un nuevo concepto para los trabajadores a nivel global, los e-colaboradores. Dado que desconocemos los tiempos en los que debamos mantener el aislamiento social y los 2 metros de distanciamiento, el sistema de hotelling, es un estilo de oficina que brinda un espacio de encuentro para quienes trabajan el 80% de su tiempo de manera remota.

Es vital considerar que el ser humano es un ser gregario por naturaleza y necesita del contacto con otros. En este contexto esta modalidad permite a las empresas que sus e-trabajadores puedan pasar tiempo juntos, sin impactar en gastos estructurales fijos.

2. Es un modelo de oficina que garantiza el uso costo-efectivo de los recursos de la empresa

El COVID-19 impone una realidad en las oficinas, única y sin precedentes. Distancia social, desinfección, canales de circulación y muchas otras medidas necesarias a implementar en el proceso de salida de la cuarentena. En este sentido el sistema de hotelling que ofrecemos en psquared tiene ventajas competitivas económicas y de seguridad sanitaria. La posibilidad de reservar oficinas integradas tecnológicamente, con circuitos de circulación bien señalizados y cercanos a la tarea que se debe realizar, costo-efectivos y que minimizan los riesgos de contacto.

Por su parte, las “salas de reunión” son uno de los bienes físicos más escasos en las organizaciones. Listas de espera, discusiones, desacuerdos, son una constante y generan un alejamiento del foco del negocio y pérdida de tiempo. El sistema de hotelling permite una simultaneidad de reuniones en espacios variados, brindado a cada equipo la posibilidad de centrarse en la tarea, ya que garantiza que cada e-colaborador tengan acceso exactamente al espacio de trabajo que necesita, en el que se respeta, bajo señalética la distancia social indicada por la OMS con circuitos de circulación óptimos.

3. Fomenta una mayor colaboración y trabajo en equipo

Cuando los espacios y recursos no se asignan según cargos y son horizontales e impersonalizados, ocurre orgánicamente la “mentalidad de equipo” que genera un trabajo colaborativo que todas las organizaciones modernas se esfuerzan por desarrollar. Los actuales e-trabajadores han atravesado cambios en sus hábitos de trabajo, producidos al haberse visto obligados a adaptarse a una nueva manera de trabajar en el marco de la cuarentena, logrando un “darse cuenta” de un cambio en sus necesidades y metodologías para alcanzar su nivel máximo de productividad. Algunos han detectado la necesidad de trabajar en un espacio tranquilo e independiente. Otros en entornos grupales o en medio del bullicio. Muchos sienten la necesidad de recuperar la energía de una oficina abierta y activa siempre dependiendo de la tarea en cuestión. En este sistema de hotelling,las organizaciones pueden brindar a sus empleados la opción de elegir. 4- Optimiza el uso estratégico del espacio

Hay un antes y un después del COVID-19 en el uso estratégico de los espacios de trabajo. Luego de un promedio de dos meses de cuarentena, la realidad de las empresas y los colaboradores cambió en barcelona tanto como en el mundo y lleva a las organizaciones a preguntarse: ¿Por qué asignar un escritorio permanente a un empleado que pasa la mayor parte de su tiempo trabajando desde su casa o viajando? El sistema de hotelling que proponemos en psquared elimina los espacios de trabajo innecesarios y permite a las organizaciones reducir la cantidad total de metros cuadrados necesarios para sus colaboradores.

El uso estratégico del espacio, implica una reconfigurar que permite un óptimo flujo de trabajo en las oficinas a la vez que se atienden a las necesidades de los e-colaboradores.

5. Reducir gastos generales en recursos asignados a las oficinas

Si una organización puede reducir sus metros cuadrados, también reduce su renta, su consumo de energía y gastos en servicios públicos. Un menor gasto en alquiler y servicios públicos implica mayor capital para reinvertir en el negocio. La nueva dinámica de trabajo que demanda la salida de la cuarentena, implica un mix entre el trabajo en la oficina y los e-colaboradores y es en este sentido el sistema de hotelling le permite esta reorganización. Su empresa solo deberá instalar nuestro software de gestión de espacio y reservas. Nuestro software colaborativo, se integra a la perfección con sus sistemas y le permite observar clara y fácilmente el tiempo de trabajo de cada persona, cómo ésta interactúa con cada centímetro cuadrado y recursos disponibles. El soft le brinda asimismo información que la ser recopilada y analizada a lo largo del tiempo,permite a los gerentes de las instalaciones detectar tendencias, incluidos los cuellos de botella del flujo de trabajo y los tiempos pico de tráfico. De esta manera se pueden anticipar las demandas y reconfigurar sus espacios de trabajo para satisfacer mejor las necesidades actuales y futuras de los empleados. Es claro que resolver problemas de gestión del espacio es uno de los mayores desafíos que enfrentan los líderes de las instalaciones en la actualidad.


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